secretária virtual

Como uma secretária virtual pode otimizar o atendimento presencial?

A secretária virtual se tornou uma excelente opção para as empresas que querem melhorar seu atendimento presencial. Elas podem atuar em negócios dos mais variados tipos, como em clínicas, corporações, hospitais, entre outros.

Para os consultórios, por exemplo, a secretária virtual é uma excelente opção, pois ela pode ajudar a recepcionista e ainda assegura que o telefone nunca esteja ocupado.

Algo que os consumidores modernos prezam muito hoje em dia é a qualidade no atendimento. Mesmo que a companhia ofereça um produto ou serviço de altíssima qualidade e por um preço justo, nada substitui um atendimento de qualidade.

Existem muitas pessoas dispostas até mesmo a pagar um pouco mais por uma solução só para ter um atendimento que corresponda às suas necessidades e expectativas.

Por exemplo, um consumidor pode comprar uma roupa em uma loja mais cara só para ser bem atendido pelo vendedor e não precisar frequentar estabelecimentos lotados onde ninguém lhe dá atenção.

Toda organização precisa de um bom atendimento, por isso, neste artigo, vamos explicar o que é uma secretária virtual e quais são suas funções. Confira!

O que é uma secretária virtual?

Secretária virtual é uma profissão relativamente nova e vai muito além de organizar agendas e participar das atividades administrativas. Na verdade, esse profissional realiza inúmeras outras atividades.

Para o empreendedor, valer-se de um assistente virtual é poder inovar e contar com alguém até mesmo sem a necessidade de criar vínculos empregatícios de passar por todas as burocracias e impostos.

São pessoas que executam todo tipo de tarefa, para os mais diferentes tipos de empresa, como uma confecção de uniforme para recepcionista de clinica.

O objetivo é ter alguém atendendo os clientes, mesmo que a distância, orientando a empresa e outros setores de várias maneiras. Contudo, para compreender um pouco mais sobre esse trabalho, é necessário conhecer suas funções.

Quais as funções desse profissional virtual?

Uma secretária virtual pode realizar diversas tarefas do cotidiano de uma empresa, e dentre as mais comuns estão:

1 – Gerencia e-mails

Algo muito comum no dia a dia das companhias é acumular e-mails, além da dificuldade em responder todos eles. Só que, a depender do conteúdo, podem ser respondidos em pouco tempo.

Muitos gestores e empreendedores terceirizam essa tarefa para os assistentes virtuais, para que eles possam:

  • Filtrar os e-mails;
  • Eliminar spams;
  • Responder consultas e solicitações;
  • Organizar a caixa de entrada.

Esses profissionais também podem cuidar das estratégias de marketing por e-mail e gerenciar a lista. Dessa forma, uma empresa de recepcionista virtual ajuda a transformar este canal em um ponto de comunicação funcional.

2 – Trabalha no atendimento ao cliente

Muitos profissionais são contratados como assistentes virtuais para colaborar com o atendimento ao cliente. Eles respondem dúvidas similares, que podem ser esclarecidas rapidamente por meio de um manual ou script.

Quando os assistentes virtuais não conseguem resolver algum problema, podem ser alocados para outro nível de suporte.

Mas, para oferecer esse tipo de atendimento ao cliente, é fundamental que a secretária virtual receba o treinamento adequado, com isso, será plenamente capaz de sanar as dúvidas que chegam ao SAC.

3 – Fazer pesquisas de mercado

Toda empresa que precisa crescer deve investir em pesquisas de mercado. Elas ajudam a compreender a dinâmica de todos os membros de um setor, desde os clientes até os fornecedores.

Com isso, o empreendedor obtém insights que ajudam a empresa a crescer. Entretanto, é muito difícil ter tempo suficiente para investir nessas pesquisas, principalmente para os empreendedores que administram o próprio negócio.

Ele precisa de um profissional que saiba analisar os resultados e processar dados, e muitas secretárias virtuais assumem esse serviço.

4 – Gerencia as mídias sociais

As redes sociais são muito importantes para as estratégias de marketing de uma confecção de uniforme recepcionista hospitalar e diversos outros negócios. É por meio delas que a companhia exibe sua marca e interage com clientes e potenciais clientes.

Só que não é difícil encontrar empresas que parecem distantes e desconectadas de seus clientes. Elas precisam construir uma presença digital profissional, e um dos caminhos para fazer isso é por meio da assistente virtual.

Inclusive, pode substituir as agências de marketing durante a execução dessa tarefa, o que traz mais economia para a corporação.

5 – Cuida das finanças da empresa

Outra tarefa possível para uma secretária virtual é cuidar de todo o lado financeiro do negócio, utilizando planilhas para o controle do faturamento, contabilidade, impostos, dentre outras necessidades.

Ao contratar um assistente virtual especializado nessa área, o empreendedor compreende muito melhor o próprio negócio, com base em análises de mercado, estudo de preços e vendas, dentre outras metodologias.

Com isso, um negócio voltado para aluguel de notebook para empresas é capaz de encontrar o caminho para aproveitar novas oportunidades, detectar ameaças e avançar de maneira segura.

6 – Faz a criação de conteúdos

Criar conteúdos é uma das principais estratégias de marketing digital, e eles são essenciais para fazer com que uma empresa se torne referência naquilo que faz.

Esses materiais também impulsionam o posicionamento das páginas nos resultados de pesquisa, de modo que consigam atrair mais tráfego.

É fundamental contar com alguém para supervisionar o processo de criação de conteúdos, pois isso vai otimizar as estratégias digitais.

A secretária virtual dispõe de atenção e tempo para fazer pesquisas, desenvolver temas relevantes, buscar algumas palavras-chave e escolher as imagens que vão compor o conteúdo do blog ou site institucional.

Dificilmente o empreendedor tem tempo de fazer tudo isso, por essa razão, nada melhor do que contar com um profissional que vai garantir conteúdos de boa qualidade.

7 – Cuida das tarefas administrativas

O assistente virtual ainda pode realizar várias funções, por exemplo, dedicando-se inteiramente ao atendimento telefônico.

Ele também pode agendar consultas para uma clínica de bioplastia, gerenciar compromissos e reuniões, fazer reservas de viagens, organizar agenda dos profissionais, entre outras possibilidades.

Ou seja, tudo o que uma secretária presencial faz pode ser perfeitamente realizado por uma secretária virtual.

8 – Oferece atendimento personalizado

É muito comum que a rotina de uma recepcionista presencial seja muito corrido, o que dificulta na hora de oferecer atendimento personalizado para cada cliente.

Esses profissionais executam várias tarefas ao mesmo tempo, como agendar reuniões, atender o telefone, tirar dúvidas, receber clientes e várias outras tarefas presenciais.

Se a empresa também conta com uma secretária virtual, pode alocá-la exclusivamente no atendimento telefônico, enquanto a secretária presencial cuida de outros assuntos dentro da corporação.

Uma clínica nutrição terapeutica e especialidades vai contar com um profissional especializado em responder todas as dúvidas de seus pacientes, com qualidade e simpatia, para que todos se sintam bem e confiantes.

9 – Assegura o fluxo de ligações

Por conta de todo o trabalho que pode realizar, a secretária virtual também pode garantir o fluxo de ligações, mesmo quando a recepcionista presencial não se encontra na empresa.

Isso pode acontecer por vários motivos, mesmo porque a demanda de trabalho é bastante alta e exige muita atenção e dedicação por parte do profissional.

A secretária virtual mantém o fluxo de agendamentos e atendimento em alta, evitando que a empresa perca oportunidades de negócios ou qualquer outro tipo de problema no atendimento.

10 – Trabalho integrado

O trabalho realizado pela recepcionista virtual de uma clínica médica integrada é totalmente integrado com o trabalho da recepcionista presencial.

Ambas utilizam uma agenda compartilhada, que permite conferir todos os agendamentos, de modo a preparar os pacientes antecipadamente.

Consultas e visitas são organizadas, de fácil acesso e evita que os profissionais percam tempo registrando novos agendamentos. O mesmo é válido para outros tipos de organizações.

Além disso, é vital considerar que a rotina do consultório de uma clínica dermo estética demanda muito esforço e atenção com os processos administrativos.

Enquanto a secretária virtual cuida do atendimento telefônico, a recepcionista presencial pode colaborar com tarefas administrativas, como controle de recebimento, fluxo de caixa, emissão de recibos, dentre outros pontos importantes.

11 – Confirmações automáticas

Se a empresa tem muitos clientes, é muito mais difícil e trabalhoso atender todos eles, e uma das soluções para isso são as confirmações por SMS, algo muito usado pelas clínicas e consultórios.

É uma forma de evitar que o cliente se esqueça do agendamento, e tudo é feito de maneira personalizada para que ele se sinta sempre bem atendido.

Considerações finais

A secretária virtual é uma profissional que vai colaborar com o atendimento presencial de empresas, clínicas e outros estabelecimentos de muitas maneiras.

Seu trabalho consiste em atender os clientes que entram em contato com a companhia, liberando a recepção e a secretaria para trabalhos que demandam mais atenção.

É claro que o atendimento ao cliente é uma tarefa importante, mas é difícil para a secretária presencial ter de responder sempre as mesmas perguntas enquanto precisa realizar outras tarefas.

O assistente virtual cuida dessa parte e permite que a recepcionista se dedique a tarefas pontuais de seu trabalho e personalize melhor o atendimento presencial.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.



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